9 Vorteile eines digitalen Dokumentenmanagementsystems
Nicht nur im Büro, sondern auch in der Produktion werden heute noch viele Dokumente in Papierform gelagert, lokal auf dem Rechner gespeichert oder auf betriebsinternen Servern abgelegt. Doch es gibt einige Gründe, der klassischen Dokumentenablage den Rücken zu kehren und sich einer moderneren Technik wie einem digitalen Dokumentenmanagementsystem zu bedienen.
„Digitales Dokumentenmanagementsystem“ – bei dem Spiel „Galgenmännchen“ könnten Sie mit diesem Begriff ordentlich abräumen. Aber nicht nur im Spiel handelt es sich dabei um einen schlauen Zug.
Wir haben 9 Vorteile eines digitalen Dokumentenmanagements gesammelt!
1 | Alle Dokumente immer und von überall erreichbar
Es liegt auf der Hand. Wenn Dokumente nicht zentral auf einem Laufwerk oder Server gespeichert sind, sondern über Cloudtechnologie verwaltet werden, können Ihre Mitarbeiter von überall auf die Dokumente zugreifen. Meist reicht ein PC, Smartphone oder Tablet mit Internetzugang, um Informationen nachzuschlagen.
Den Schlüssel zum Aktenschrank darf der Chef nun gerne behalten. Wir brauchen Ihn nicht mehr.
2 | Einfache Steuerung von Zugriffsrechten
Durch die Zuteilung von Rollen und Rechten können Sie bestimmen, wer auf welche Dokumente zugreifen darf. Schluss mit Passwortschutz auf Ordner, getrennten Laufwerken und abgeschlossenen Büroschränken. Heute regelt man Zugriffsrechte anders.
3 | Schutz vor Zugriff von außen
Dadurch, dass das ganze System passwortgeschützt ist und alle Dokumente in der Cloud gespeichert sind, kann niemand mehr einfach unbefugt in die Geschäftsräume spazieren und Akten durchblättern. Safety first!
4 | Sicher vor Systemabstürzen und anderen Gefahren
Der Horror eines jeden IT-lers: Der Server stürzt ab und es gehen Dokumente verloren. Diesem Risiko können Sie aus dem Weg gehen, indem Sie andere die Serverarbeit für Sie erledigen lassen.
Und auch vor anderen Gefahren wie zum Beispiel Wasserschäden sind Ihre Unterlagen geschützt.
5 | Zertifizierte Datenbank
Natürlich sollten Sie sich informieren, wo Ihre Daten liegen, wenn Sie in der Cloud liegen. Denn auch die Cloud muss gewissen Sicherheitsstandards entsprechen, um vor Zugriffen von außen geschützt zu sein.
6 | Einfache Abrufbarkeit – auch gleichzeitig
Hatten Sie schon mal die Situation, dass ein Kollege gerade mit genau dem Dokument arbeitet, das Sie gerade brauchen? Sicherlich. Ein Dokumentenmanagementsystem sorgt dafür, dass ein Dokument bei mehreren Personen gleichzeitig auf dem virtuellen Schreibtisch liegen kann.
7 | Einfache Indexierung – weniger Suchen
„In welchem Ordner lag nochmal die Rechnung zu den Ventildichtungen?“ Mit einer gepflegten Verschlagwortung können Sie sich die Suche in Zukunft sparen. Das ist wesentlich nervenschonender und spart Zeit.
8 | Kosten- und Materialeinsparungen
Im ersten Moment denkt man vielleicht, dass für die Cloudtechnik vor allem Kosten anfallen. Wenn man sich das Ganze allerdings genauer anschaut, fällt auf, dass gleichzeitig auch Kosten eingespart werden, die nicht zu unterschätzen sind: zum Beispiel Papier, Druckerpatronen, Lager- und Serverkosten.
9 | Mehr Nachhaltigkeit!
Müssen wir dazu noch was sagen? Nö.
Das digitale Dokumentenmanagement: Die Zukunft der Administration auch in der Produktion
Mal ehrlich, Sie kennen das doch: ein Audit steht an und die Kollegen suchen wild alle Unterlagen zu den Maschinen zusammen. Zettel gehen verloren, sind schlecht ausgefüllt oder verschmiert. So wird jede Prüfung zum Horrorszenario. Auch im Service- und Instandhaltungstag gehört leider vielfach die Suche nach den richtigen Dokumenten noch zum Alltag. Die Schaltpläne liegen bei den Elektrikern, die Handbücher beim Produktionsleiter und die Serviceberichte im Einkauf.
Wer in Zukunft konkurrenzfähig bleiben und sein Unternehmen ins neue Zeitalter führen möchte, sollte auf ein digitales Dokumentenmanagement umrüsten. Hiermit erhöhen Sie den Datenschutz und die Sicherheit innerhalb Ihres Unternehmens, sparen sich Zeit und Geld und steigern die Effizienz Ihrer Mitarbeiter merklich.
