Unterschied zwischen E-Mail Archivierung und Backup

Unterschied zwischen E-Mail Archivierung und Backup

Die Wichtigkeit eines funktionierenden Backups ist in vielen Unternehmen durchaus angekommen. Doch im Kontext Datensicherung gibt es auch noch die E-Mail-Archivierung, die oft im Schatten des Backup- und Restore-Konzepts verschwindet. Dabei ist eine E-Mail-Archivierung ebenso wichtig wie ein Backup. Diese erfüllt nämlich Aufgaben, die ein Backup nicht leisten soll und somit auch nicht kann. Im folgenden Artikel erfahren Sie, was die wesentlichen Unterschiede zwischen Backup und E-Mail-Archivierung sind und warum die beiden sich in einem Unternehmen ergänzen sollten.

Was ist der Unterschied zwischen Backup und E-Mail-Archivierung?

Damit klar wird, worin sich eine E-Mail-Archivierung von einem Backup unterscheidet, sollte man die jeweiligen Zwecke der beiden betrachten.

Definition Backup

Ein Backup dient dazu, Unternehmensdaten im Falle eines Datenverlustes wiederherstellen zu können. Ein Datenverlust kann zum Beispiel durch menschliches Versagen (Mitarbeiter löscht beispielsweise aus Versehen Daten), technisches Versagen (Hardwaredefekte) oder durch andere Einwirkungen wie z.B. einen Kryptotrojaner, der alle Unternehmensdaten verschlüsselt und somit für Sie unbrauchbar macht, entstehen. In so einem Fall können dann im Optimalfall durch einen Restore die Daten wiederhergestellt werden. „Im Optimalfall“ heißt hier, dass Sie ein funktionierendes Backup- und Restore-Konzept haben, das regelmäßig getestet und überwacht wird!


Ein Backup soll also im Falle eines kritischen Datenverlustes so schnell wie möglich dafür sorgen, dass das Unternehmen wieder arbeiten und funktionieren kann. Dazu wird eine Kopie der Unternehmensdaten angefertigt, die aber in regelmäßigen Abständen überschrieben wird. Es gehört zu den Eigenschaften eines Backups, dass Daten im Normalfall nicht länger als ein Jahr verfügbar sind. Zudem ist es möglich, Backup-Daten zu manipulieren (z.B. durch absichtliches Löschen oder Ändern). Daher ist die Integrität dieser Daten nicht gegeben.

E-Mail-Archivierung

Die E-Mail-Archivierung hingegen dient dazu, E-Mail-Daten langfristig und revisionssicher zu archivieren. Unternehmen sind dazu verpflichtet, E-Mail-Daten, die im Zuge einer Geschäftsanbahnung steuerlich relevant sind wie z.B. per Email gesendete Angebote, über einen Zeitraum von mindestens 10 Jahren verfügbar zu halten. Eine E-Mail-Archivierungslösung stellt also zum einen sicher, dass E-Mail-Daten langfristig zur Verfügung stehen, und zum anderen, dass diese manipulationssicher sind. Die Integrität der Daten sollte in einer E-Mail-Archivierung also gewährleistet sein.

Zudem entlastet die Emailarchivierung die Datenbanken der Emailserver ganz erheblich, da diese mit der Zeit nicht unendlich groß werden können. Kleinere Datenbanken sind schneller zu sichern und wiederherzustellen, wenn es darauf ankommt. Da kann es schon einen Unterschied machen, ob die Email Datenbank 2 Stunden oder 20 Stunden für eine Wiederherstellung braucht, und somit in dieser Zeit nicht zur Verfügung steht.

Die Vorteile einer E-Mail-Archivierung kurz zusammengefasst:

  1. Im Gegensatz zu einem Backup können Daten in einer E-Mail-Archivierung über einen längeren Zeitraum gespeichert werden. Ein geschäftliches Archiv zeichnet sich in der Regel durch eine Speicherdauer zwischen 10 und 30 Jahren aus.
  2. In einer E-Mail Archivierung kann die Integrität der Daten gewährleistet werden, was in einem Backup nicht möglich ist.
  3. Eine E-Mail-Archivierungslösung vereinfacht die Verwaltung der E-Mail-Daten und Datenbanken enorm. In solchen Lösungen kann der User ohne Hilfe eines Administrators Mails einfach und schnell suchen und wiederherstellen.

Fazit: E-Mail-Archivierung und Backup sollten sich ergänzen

Backup und E-Mail-Archivierung erfüllen unterschiedliche Zwecke. Daher haben die beiden Lösungen auch unterschiedliche Eigenschaften. Kombiniert man jedoch die beiden Lösungen, können sie sich ergänzen. Somit erhält man sowohl langfristige und integre Speicherungen als auch kurzfristigere Datensicherungen, die zur Kompensation von Datenverlusten dienen.

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